Aviso de Privacidade

ROKA DIGITAL LTDA (CNPJ 59.318.681/0001-83, com sede em Rod. do Sol, 2780, Sala 1307-A, Praia de Itaparica, Vila Velha/ES, CEP 29102-020), doravante Roka Digital, criou este Aviso de Privacidade para explicar como tratamos dados pessoais relacionados ao ROKA_ZAP — sistema de gestão de atendimento multi-WhatsApp com agentes de inteligência artificial, licenciado a estabelecimentos comerciais (distribuidoras, mercados e comércios similares) — e ao site institucional que o acompanha.

Este documento se integra aos Termos e Condições de Uso e Licenciamento do ROKA_ZAP e apresenta os canais disponíveis para que qualquer titular de dados exerça seus direitos.

1.Definições

Cliente: pessoa física ou jurídica que contrata a licença de uso do ROKA_ZAP para operar uma ou mais lojas.

Usuário: pessoa indicada pelo Cliente para operar o painel administrativo (atendentes, gestores).

Contato/Cliente final: pessoa que troca mensagens de WhatsApp com a loja do Cliente através do ROKA_ZAP.

Titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais tratados.

Controlador / Operador: conceitos da LGPD — o Controlador toma as decisões sobre o tratamento; o Operador realiza o tratamento em nome do Controlador, seguindo suas instruções.

LGPD: Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Site: domínios institucionais operados pela Roka Digital relacionados ao ROKA_ZAP.

Hospedagem do Cliente: conta de hospedagem (cPanel) contratada e custeada diretamente pelo Cliente, onde a aplicação ROKA_ZAP é instalada e onde residem o banco de dados, as conversas e os contatos daquela loja.

API Oficial do WhatsApp: WhatsApp Business Platform (Cloud API), operada pela Meta Platforms/WhatsApp LLC, conectada diretamente pelo Cliente através de credenciais próprias (conta comercial Meta).

Canais de Integração de Terceiros: serviços externos que o Cliente pode ativar por sua própria conta e responsabilidade (ex.: geocodificação de endereços, provedores de IA).

Tratamento: qualquer operação realizada com dados pessoais — coleta, armazenamento, transmissão, uso ou eliminação — conforme art. 5º, X, da LGPD.

2.A quem se aplica este Aviso

Este Aviso se aplica aos seguintes titulares:

• Visitantes do site institucional e leads que preenchem formulários de contato;
• Clientes que contratam a licença do ROKA_ZAP;
• Usuários indicados pelo Cliente para operar o painel.

Não se aplica aos dados dos Contatos/clientes finais que trafegam pelo WhatsApp de cada loja e residem na hospedagem do Cliente — nesse caso, o próprio Cliente é o Controlador desses dados, conforme detalhado na seção 7.

3.Quais dados coletamos e como

3.1. Dados fornecidos diretamente

• Identificação e contato: nome, e-mail, telefone, CPF/CNPJ;
• Credenciais de acesso ao painel: usuário e senha (armazenada com hash);
• Dados da instalação: domínio/subdomínio contratado pelo Cliente;
• Mensagens enviadas espontaneamente pelos canais de suporte da Roka Digital.

3.2. Dados coletados automaticamente

• Logs de acesso: IP, data/hora, dispositivo e navegador (art. 15 da Lei nº 12.965/2014 — Marco Civil da Internet);
• Cookies: detalhados na seção 11.

3.3. Dados técnicos de licenciamento e integração

Por se tratar de aplicação instalada na hospedagem do próprio Cliente, a Roka Digital não acessa rotineiramente os dados operacionais (conversas, contatos, pedidos). Para fins de validação de licença, suporte e segurança, podemos tratar:

• Status e chave da licença contratada;
• Domínio/subdomínio cadastrado;
• Identificadores técnicos de conexão com a API Oficial do WhatsApp (ex.: status da conexão, erros de webhook) — nunca o conteúdo das mensagens;
• Registros de acesso ao painel para fins de suporte técnico, quando o Cliente solicitar assistência.

4.Finalidades do tratamento

• Execução do contrato: identificação do Cliente, faturamento, validação da licença, suporte técnico, comunicados contratuais;
• Comunicação institucional e marketing: responder dúvidas, enviar conteúdos e novidades, sempre com opção de descadastro (opt-out);
• Segurança e prevenção a fraudes: identificar uso indevido da licença e proteger a infraestrutura;
• Cumprimento de obrigações legais: atender determinações judiciais, da ANPD ou do Marco Civil da Internet;
• Exercício regular de direitos: defesa em processos administrativos ou judiciais;
• Melhoria do serviço: análise de uso do site e do painel, sempre respeitando as escolhas de cookies do titular.

5.Bases legais aplicáveis

Dados	Finalidade	Base legal (LGPD)
Cadastro do Cliente/Usuário	Formação e execução do contrato de licença	Execução de contrato (art. 7º, V)
Comunicação e marketing	Atendimento e comunicação contratual/promocional	Execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX), com opt-out
Logs de IP, sessão e dispositivo	Segurança e registro de atividades (Marco Civil)	Obrigação legal (art. 7º, II) e legítimo interesse (art. 7º, IX)
Dados técnicos de licenciamento	Validação de licença e prevenção a fraude	Execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX)
Cookies estritamente necessários	Funcionamento técnico e segurança	Legítimo interesse (art. 7º, IX)
Cookies opcionais	Mensuração e personalização	Consentimento (art. 7º, I)

Consentimentos podem ser revogados a qualquer momento pelos canais indicados na seção 13.

6.Com quem compartilhamos seus dados

6.1. Operadores da Roka Digital

Terceiros que tratam dados sob nossas instruções, com contratos de tratamento de dados e padrões mínimos exigidos pela LGPD:

• Provedores de e-mail, produtividade e documentos internos;
• Plataformas de suporte, central de ajuda e relacionamento com o Cliente;
• Ferramentas de CRM e comunicação usadas para gestão comercial.

Lista exemplificativa — pode ser solicitada de forma nominal em [email protected].

6.2. Controladores parceiros

• Plataformas de pagamento utilizadas para cobrança da licença — processam dados conforme suas próprias políticas;
• Meta Platforms / WhatsApp LLC — o Cliente conecta sua própria conta comercial à API Oficial do WhatsApp Business Platform; o tratamento dos dados trocados nessa plataforma segue as políticas da Meta.

6.3. Integrações configuradas pelo Cliente

O ROKA_ZAP permite que o Cliente conecte, por sua própria conta, serviços como provedores de inteligência artificial (para o agente de atendimento) e serviços de geocodificação de endereços (para cálculo de área de entrega). A ativação dessas integrações é decisão exclusiva do Cliente, que atua como Controlador dos dados que trafegam por elas. Os dados enviados a esses serviços regem-se pelos termos e políticas de privacidade de cada provedor — a Roka Digital não tem ingerência sobre esse tratamento.

6.4. Links para sites e plataformas de terceiros

O site pode conter links para páginas com avisos de privacidade próprios, pelos quais a Roka Digital não se responsabiliza.

7.Particularidades do modelo de hospedagem própria do Cliente

O ROKA_ZAP é entregue por licenciamento: a Roka Digital fornece o software e realiza a instalação inicial, mas o Cliente contrata, gerencia e custeia a própria hospedagem (conta cPanel), onde residem o banco de dados, as conversas e os contatos de sua loja. Esse desenho redistribui as responsabilidades sobre os dados tratados no dia a dia do atendimento.

7.1. Divisão de papéis

• Roka Digital como Controladora: dados cadastrais do Cliente (nome, e-mail, CPF/CNPJ, telefone, domínio, logs de acesso ao suporte) — para faturamento, validação de licença, suporte e obrigações legais;
• Cliente como Controlador: único e exclusivo controlador dos dados de terceiros (contatos finais, conversas, pedidos) que trafegam pelo ROKA_ZAP em sua hospedagem — responsável por sua própria política de privacidade, pelos consentimentos coletados e pelo atendimento a solicitações de titulares;
• Roka Digital como Operadora eventual: em situações específicas, como (i) instalação inicial via FTP/painel de hospedagem, mediante credenciais fornecidas pelo Cliente; e (ii) suporte técnico pontual, quando o Cliente concede acesso temporário.

7.2. O que a Roka Digital não acessa rotineiramente

Fora das situações do item 7.1, a Roka Digital não tem acesso a: banco de dados do Cliente; conversas, contatos e mídias trocadas via WhatsApp; dados de pedidos e clientes finais atendidos pela loja.

7.3. Limites de responsabilidade

A Roka Digital não responde pelo tratamento de dados realizado por: (i) o provedor de hospedagem contratado pelo Cliente; (ii) a Meta Platforms/WhatsApp LLC; (iii) plataformas de pagamento; e (iv) integrações de terceiros ativadas pelo próprio Cliente. O Cliente é responsável pela segurança de sua hospedagem (senhas, atualizações, controle de acesso) e por eventuais incidentes decorrentes dela.

8.Por quanto tempo guardamos seus dados

• Cadastro ativo: enquanto o Cliente mantiver a licença ativa, para execução do contrato;
• Após o término da licença: dados cadastrais conservados por até 5 anos, com base no legítimo interesse de defesa em processos judiciais, administrativos ou arbitrais (arts. 7º, IX, e 16, II, da LGPD);
• Logs de acesso: mantidos por, no mínimo, 6 meses, conforme art. 15 da Lei nº 12.965/2014;
• Obrigações legais específicas: documentos fiscais e dados sujeitos a prazos legais são conservados pelo período correspondente.

Solicitações de exclusão podem ser feitas a qualquer momento em [email protected].

Dados na hospedagem do Cliente: conversas, contatos e pedidos ficam sob guarda exclusiva do Cliente em sua própria hospedagem. A Roka Digital não tem poder de exclusão sobre esses dados — solicitações de titulares finais devem ser direcionadas ao Cliente.

9.Como protegemos seus dados

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados sob nossa responsabilidade contra acessos não autorizados, perda, destruição ou uso indevido: controle de acesso, senhas com hash, conexões criptografadas (TLS/HTTPS), monitoramento de eventos e contratos de tratamento com nossos Operadores.

A segurança da hospedagem do Cliente (senhas de FTP/cPanel, atualizações, firewalls) é de responsabilidade exclusiva do Cliente, conforme item 7.3. Nenhuma operação na internet é 100% segura; em caso de suspeita de incidente, contate [email protected].

10.Direitos do Titular

A LGPD assegura direitos que podem ser exercidos em [email protected]:

• Confirmação da existência e acesso aos dados tratados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a LGPD;
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor, observado o segredo comercial;
• Eliminação de dados tratados com base no consentimento;
• Informação sobre entidades com as quais compartilhamos dados;
• Revogação do consentimento a qualquer momento, de forma gratuita;
• Oposição a tratamento realizado com base em legítimo interesse;
• Reclamação junto à ANPD.

Quando a Roka Digital atuar apenas como Operadora (seção 7), as solicitações relativas a dados de contatos finais devem ser direcionadas ao Cliente responsável por aquela loja, que é o Controlador desses dados.

11.Cookies

• Cookies estritamente necessários: indispensáveis ao funcionamento e à segurança do site e do painel (ex.: sessão de login). Não dependem de consentimento — legítimo interesse/obrigação legal (art. 7º, II e IX);
• Cookies opcionais: estatísticos ou de melhoria de navegação, ativados apenas mediante consentimento.

O titular pode aceitar, rejeitar ou alterar sua escolha a qualquer momento; a rejeição dos cookies opcionais não compromete o funcionamento básico do site.

12.Transferência internacional de dados

Alguns Operadores e Controladores parceiros mencionados neste Aviso (ex.: Meta Platforms/WhatsApp LLC, ferramentas de e-mail e produtividade) podem estar localizados fora do Brasil. Essas transferências observam o art. 33 da LGPD, com salvaguardas contratuais previstas em lei.

O Cliente é livre para escolher o provedor de hospedagem de sua preferência, inclusive fora do Brasil. Transferências internacionais decorrentes dessa escolha são de responsabilidade exclusiva do Cliente, como Controlador dos dados de seus contatos finais.

13.Encarregado e canais de contato

Em cumprimento ao art. 41 da LGPD, a Roka Digital mantém canais dedicados a questões de privacidade:

• E-mail do Encarregado (privacidade, LGPD, direitos do titular): [email protected]
• E-mail de suporte geral: [email protected]

14.Alterações desta Política

Este Aviso pode ser atualizado para refletir mudanças na operação, na legislação ou nas práticas de tratamento da Roka Digital. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais cadastrados do Cliente ou por aviso neste site. A versão atualizada passa a vigorar a partir de sua publicação; a continuidade do uso do ROKA_ZAP após a atualização confirma a ciência do titular quanto à nova versão vigente.

Versão vigente em: painelzap.rokadigital.com.br/politica-de-privacidade